Największe portale branżowe zdążyły już przedstawić swoje prognozy, dotyczące dużych kongresów i wydarzeń w 2019 roku. Jednak branża MICE jest na tyle zróżnicowana, że trendy, rządzące eventami różnią od tych, obecnych na rynku wynajmu średnich i małych sal szkoleniowych, konferencyjnych i coachingowych.
Trudno jest jednak postawić jednoznaczną granicę, która oddzielałaby małe spotkania od dużych konferencji. Dla blisko 70% respondentów ankiety, przeprowadzonej w zeszłym roku przez amerykański portal Succesful Meetings są to wydarzenia, w których uczestniczy mniej niż 50 osób. W większości przypadków takie spotkania mają formę szkolenia (aż 76%) lub spotkania projektowego. Jakie są prognozy dla wynajmu takich sal w 2019 r.?
W przeciwieństwie do dużych eventów, zdecydowana większość (73%) organizatorów szkoleń i małych konferencji planuje wynajem sali na rynku rodzimym. Dla właścicieli obiektów oznacza to, że ich grupą docelową będącą firmami polskimi lub krajowymi filiami dużych korporacji.
Przewiduje się, że blisko połowa niewielkich szkoleń i spotkań będzie odbywała się w metrażach, mieszczących do 25 osób. Są to zatem małe i średnie sale szkoleniowe, w których krzesła można ustawić w najbardziej popularnych konfiguracjach (tj. teatralne, szkoleniowe, podkowa).
Warto podkreślić, że aż 35% respondentów planuje w obecnym roku wynajem małych gabinetów i sal do 5 osób. Oznacza to, że właściciele sal szkoleniowych mogą zastanowić się nad dołączeniem do oferty niewielkich pomieszczeń, które nie są w pełni wykorzystywane na potrzeby wewnętrzne i jednocześnie przyciągnąć klientów, zainteresowanych takimi salami.
Co jeszcze w 2019 roku przykuwa uwagę organizatorów szkoleń? Przede wszystkim lokalizacja i rozmiar obiektu. Ponad połowa z nich (57%) zwraca szczególną uwagę na obiekty zlokalizowane w centrum miasta. Jednak duże ośrodki szkoleniowe, położone na granicach miasta mogą być równie atrakcyjne dla klientów. W dużych centrach konferencyjnych będzie chciało zorganizować swoje szkolenia 43% firm.
Co piąty klient ma trudności z konfiguracją sprzętu konferencyjnego do swoich potrzeb. Oznacza to, że obiekt, który zapewnia łatwe w ustawieniu i bezawaryjne urządzenia będzie pozytywnie postrzegany przez organizatorów.
Wyniki badania wskazały, że kluczowym wyzwaniem podczas planowania małych spotkań wciąż jest znalezienie wolnych terminów w obiektach konferencyjnych i szkoleniowych. Stanowi to główną trudność dla prawie 2/3 wszystkich organizatorów. Oznacza to możliwy wzrost zainteresowania rezerwowaniem sal w wybranych datach w czasie rzeczywistym i dobrą perspektywę dla obiektów, które korzystają z systemu do wynajmu sal online.
Przyspieszenie procesu rezerwacyjnego jest potrzebne - organizatorzy szkoleń i niewielkich spotkań poszukują sal w o wiele bliższych terminach, niż event plannerzy. Czterdzieści pięć procent klientów będzie szukało sali nie wcześniej, niż na kwartał przed datą wydarzenia. Z zapytaniem o rezerwację sali na dwa tygodnie lecz mniej niż miesiąc wcześniej odezwie się 27% klientów, natomiast na ostatnią chwilę (do maksymalnie dwóch tygodni) będzie szukał sal co piąty organizator.
Wysoki odsetek organizatorów rezerwujących z niewielkim wyprzedzeniem czasowym oznacza że na rynku szkoleń i małych spotkań istnieje zapotrzebowanie na rozwiązania, które ułatwiają i przyspieszają proces rezerwacyjny. Informacja o dostępności sali w wybranym terminie i szybka reakcja właściciela staje się coraz cenniejsza w oczach organizatorów. Dokonanie rezerwacji online w przeciągu kilku minut może być atrakcyjną wizją, która skusi potencjalnego klienta do realizacji wynajmu w obiekcie, korzystającym z takich narzędzi.
Co ważne, z danych zebranych przez amerykański portal wynika, że na rynku w USA aż 70% klientów średnich i mniejszych sal szkoleniowych i konferencyjnych szuka możliwości rezerwacji takich pomieszczeń online za pośrednictwem dedykowanych platform, takich jak SmartRooms.
Oops! Coś poszło nie tak..
